Organizacja konferencji biznesowej lub wydarzeń kulturalnych wymaga jej dokładnego rozplanowania i zadbania o różne aspekty, które składają się w jedną całość. Aby wydarzenie odniosło sukces i było wartościowym doświadczeniem dla jego uczestników, konieczne będzie zadbanie o każdy szczegół i przygotowanie się na różne scenariusze, również kryzysowe. Z tego artykułu dowiesz się krok po kroku, o czym należy pamiętać, aby organizacja konferencji przebiegła bez problemu!
Poradnik organizatora konferencji - jak zorganizować konferencję krok po kroku?
Planowanie konferencji może być trudnym zadaniem, ponieważ należy pamiętać o wielu elementach. Dlatego odpowiednim rozwiązaniem będzie skorzystanie z poradników i podążanie według planu, który sprawi, że wydarzenie będzie atrakcyjne i komfortowe dla uczestników.
Potencjalnych uczestników powinien przyciągnąć nie tylko ciekawy temat konferencji, ale również odpowiednio ustalony harmonogram. Poniżej w kilku krokach podpowiadamy, co należy wziąć pod uwagę, aby organizacja konferencji przebiegła profesjonalnie i sprawnie.
Krok 1. Sprecyzuj cele i koncepcję organizacji konferencji
Często zdarza się, że w toku końcowych przygotowań organizacji konferencji nasuwają się nowe pomysły, które mogą wprowadzić zamieszanie. Dlatego określenie celów już na samym początku planowania pozwoli na utrzymanie jednolitej koncepcji. Co firma chce osiągnąć, organizując to wydarzenie? Czy chcesz zwiększyć świadomość marki, nawiązać kontakty biznesowe czy też dostarczyć wiedzy i umiejętności swoim klientom? Czego oczekiwać mogą uczestnicy eventu? Wiele decyzji będzie zależne od rozpisania budżetu. Należy też zastanowić się, jaki charakter ma mieć to wydarzenie oraz jaki dress code ma obowiązywać. Nieco inaczej będzie wyglądać organizacja konferencji biznesowej, kulturalnej czy edukacyjnej.
Czas na przygotowania
Kiedy warto zacząć planować wydarzenie? Oczywiście, zdarza się, że przebieg wydarzeń zmusza nas do organizacji konferencji w krótkim czasie, co również jest możliwe. Jednak planowanie najlepiej rozpocząć z zapasem sześciu miesięcy, a nawet rocznym wyprzedzeniem. Dzięki temu zapewnienie uczestnikom komfortowych warunków i zadbanie o każdy szczegół wydarzenia będzie łatwiejsze, a potencjalni uczestnicy konferencji będą mogli dopasować swój kalendarz tak, aby wziąć w niej udział.
Planowanie z wyprzedzeniem pozwoli na znalezienie sponsorów, wybranie lokalizacji i przygotowanie materiałów konferencyjnych, takich jak programy, czy gadżety w postaci toreb bawełnianych z nadrukiem. Będą one funkcjonalną pamiątką z wydarzenia, która przyda się w codziennym życiu. Przydzadzą się również już podczas konferencji, ponieważ bawełniane torby z logo pomieszczą wszystkie gadżety i materiały konferencyjne, jakie uczestnik otrzyma, a także niezbędne rzeczy takie jak laptop, notes czy butelka wody. Logo może być nie tylko nadrukowane, ale również wyhaftowane, co doda torbie dodatkowej elegancji.
Krok 2. Harmonogram konferencji
Przede wszystkim czynnikiem mogącym wpłynąć na sukces wydarzenia, jest wybór odpowiedniej daty. Jeśli będzie kolidować z innymi popularnymi wydarzeniami, okresem wakacyjnym lub świętami, szansa na duże zainteresowanie znacznie spada, zwłaszcza jeśli nie jest to cykliczne wydarzenie, a dopiero walczące o swoją reputację.
W takim wypadku nawet jeśli byłyby osoby chętne na uczestnictwo, nie będą mieć możliwości wzięcia udziału. Poza wybraniem odpowiedniego terminu konieczne będzie wypromowanie wydarzenia poprzez różne kanały informacyjne, o czym więcej wspomnimy w kolejnych punktach.
Ogromne znaczenie ma również godzinowe zaplanowanie programu wystąpień, szkoleń, warsztatów czy paneli dyskusyjnych. Zazwyczaj konferencje dzielą się na bloki tematyczne, dzięki którym uczestnicy łatwo mogą wybrać, co ich najbardziej interesuje i zaplanować swój kalendarz wydarzeń. Należy wziąć pod uwagę zaplanowanie jednej dłuższej przerwy. Przerwa kawowa czy obiadowa pozwoli uczestnikom odpocząć i zebrać motywację do dalszego udziału.
Krok 3. Wyróżnij się!
Organizacja konferencji przez różne instytucje i firmy nie jest już czymś niespotykanym, dlatego należy znaleźć punkt, który wyróżni ją od podobnych wydarzeń. Można to osiągnąć poprzez wydarzenia współtowarzyszące głównemu programowi, zaproszenie wyjątkowych prelegentów, czy przygotowanie dla gości specjalnych podarunków. Najlepszym wyborem będą wysokiej jakości gadżety, takie jak bawełniane torby z logo, koszulki z nadrukiem czy woreczki bawełniane.
Warto wybrać produkty, które rzeczywiście przydadzą się gościom i nie wylądują na dnie szafy zaraz po zakończeniu wydarzenia. Natura Słupsk podejmuje się również bardziej zaawansowanych projektów, które dzięki swojej oryginalności odróżnią podobne wydarzenia od Twojego.
Nasze najciekawsze projekty znajdą Państwo tu: https://www.natura.slupsk.pl/post/bawelniana-dekada. Zapraszamy do kontaktu i współpracy w realizacji oryginalnych pomysłów w świetnej jakości.
Integracje między uczestnikami konferencji
Wyróżniki mogą przybierać również formy integracji czy aktywności, np. wycieczki. Im większy wybór aktywności zapewnimy uczestnikom, tym bardziej zadowoleni i zaangażowani oni będą. Oczywiście nie na każdym wydarzeniu będzie to odpowiednie rozwiązanie, dlatego należy również poświęcić uwagę temu, czego uczestnicy rzeczywiście chcą doświadczyć.
Krok 4. Miejsce konferencji, czyli odpowiednia lokalizacja konferencji
Kluczowa dla charakteru i wielkości wydarzenia jest również sala konferencyjna, czyli zainwestowanie w odpowiednią przestrzeń konferencyjną. Właśnie dlatego organizację konferencji zaleca się planować z dużym wyprzedzeniem, ponieważ najpopularniejsze i najbardziej komfortowe miejsca szybko są rezerwowane.
Wybierając miejsce konferencji, należy wziąć pod uwagę przewidywaną liczbę, w jakiej zjawią się potencjalni uczestnicy, dogodne połączenia komunikacyjne i czy będzie można tam dobrać odpowiednią firmę cateringową.
Niektóre firmy oferujące przestrzeń konferencyjną przejmują część zadań logistycznych od głównego organizatora. To pozwala na skupienie się na samej konferencji i najważniejszych jej aspektach.
Krok 5. Organizacja konferencji a catering
Niezależnie od tego, kto będzie uczestnikami konferencji, obowiązkiem organizatora jest zapewnienie cateringu. Jest to uzależnione od wielu czynników, np. jak długo potrwa konferencja, czy udział w niej jest płatny itp. Jeśli chodzi o kilkudniową konferencję, wymagane będzie zapewnienie smacznych i pożywnych posiłków.
Dlaczego ma to jeszcze większe znaczenie niż w przypadku kilkugodzinnych konferencji? Doświadczenie branżowe sugeruje, że wraz z długością trwania konferencji biznesowej i każdej innej, uczestnicy męczą się, a ich zaangażowanie może spadać. Dlatego należy zadbać o ich potrzeby i zorganizować konferencję z menu dla jej uczestników.
Poza tym, że należy zapewnić smaczne i regularne wyżywienie, nie można zapomnieć o preferencjach poszczególnych uczestników konferencji. Opcje wegetariańskie, wegańskie, bezglutenowe czy bez laktozy obowiązkowo powinny się pojawić. Aby zorganizować konferencję, która odniesie sukces, należy kompleksowo zadbać o komfort i potrzeby uczestników. Wspólna przestrzeń na posiłki pozwoli również na integrację i zapoznanie się uczestników konferencji, co sprzyja również celom organizacji takich wydarzeń.
Krok 6. Przyciągnij potencjalnych uczestników konferencji, czyli promocja wydarzenia
Organizacja konferencji to złożony proces, który obejmuje kilka etapów przygotowań. Odpowiednie reklamowanie konferencji jest kluczowe, ponieważ pozwoli na dotarcie do grupy docelowej, która może być zainteresowana. Od czego należy zacząć?
Dobrym wyborem na początek będzie stworzenie strony lub podstrony internetowej, która w łatwy sposób pozwoli na dotarcie do ważnych informacji, takich jak harmonogram, materiały konferencyjne itp. Zwłaszcza jeśli chodzi o większe konferencje, należy zadbać o to, aby uczestnicy mieli dostęp do klarownych i zrozumiałych informacji, które pozwolą sprawdzić datę i miejsce wydarzenia, czas trwania, prelegentów i inne najpotrzebniejsze informacje.
Media społecznościowe
Obecnie niezwykle ważnym elementem są również media społecznościowe - pozwolą one na dotarcie do szerokiej grupy odbiorców, a także dają możliwość bieżącego relacjonowania wydarzenia. Dzięki hashtagom mogą ułatwić nam trafienie do odbiorców pochodzących z danej branży, która nas interesuje. Warto porozumiewać się także z osobami, które wykazują chęć udziału np. poprzez listy mailingowe. W ten sposób możesz przypominać o wydarzeniu, informować o ewentualnych zmianach i najważniejszych informacjach. Bardziej tradycyjne nośniki reklamy również mogą być dobrym wyborem, zwłaszcza kiedy ma to być wydarzenie lokalne.
Świetnym wyborem będzie też podjęcie partnerstwa z podobnymi organizacjami, wpisującymi się w wartości i wizerunek firmy oraz tematykę wydarzenia. Jeśli jest to wydarzenie cykliczne, warto zapytać uczestników poprzednich edycji o udostępnienie swoich opinii i rekomendacji, które mogą pozytywnie wpłynąć na zainteresowanie grup docelowych i opinię publiczną.
Konkursy i nagrody
Promując wydarzenie zwłaszcza w mediach społecznościowych, warto zaoferować potencjalnym uczestnikom możliwość wzięcia udziału w konkursie i wygrania nagrody. Powinna być związana tematycznie z tematem i branżą konferencji, a także pasować do jej charakteru. Taka zachęta może okazać się strzałem w dziesiątkę i spopularyzować konferencję na szerszą skalę.
Organizacja konferencji - podsumowanie
Chociaż całe przedsięwzięcie z początku może się wydawać trudne do zorganizowania, gdyż jest to złożone zadanie, to jednak klarowny plan pomoże zrobić to sprawnie. Konferencja to doskonała okazja do zebrania osób z jednej branży i wymianę doświadczeń, wiedzy oraz nauki nowych umiejętności. Ważnym elementem konferencji jest zapewnienie uczestnikom komfortowych warunków, pozwalających na skupienie się na samym wydarzeniu. Odpowiedni termin, wybór interesujących prelegentów i gości, a także dobra lokalizacja to podstawy, dzięki którym konferencja może odnieść sukces. W realizację zadań możesz włączyć firmy, które posiadają odpowiednie doświadczenie, jak np. Natura. Pomożemy Ci w dostarczeniu wysokiej jakości gadżetów konferencyjnych, które stanowić będą miłą pamiątkę wydarzenia i funkcjonalny produkt, przydatny w życiu codziennym!